Что такое бэклог: для чего он нужен и как его вести

Рассказывает
Алексей Гальченко Технический директор, MBA 18 лет опыта

Продуктовые менеджеры, заказчики и исполнители все больше внимания уделяют бэклогу. Хотя в основном это понятие звучит в сфере IT, его давно используют для оптимизации процессов реализации проектов в других сферах. В этой статье рассмотрим, что такое бэклог, как его применять.

Что такое бэклог

Так называют документ, который по форме похож на список задач. В нем фиксируют все действия, которые команда выполнит во время разработки продукта. Однако это не типичный список, поскольку в него также вносят требования, возможные ошибки и результат, который должен быть получен.

При этом бэклог допускает регулярную доработку. Он составляется на подготовительном этапе, но после завершения крупных задач пересматривается. Документы дорабатывают, потому что в процессе могут измениться цели, или на проект повлияют внешние факторы.

В каких отраслях используют бэклог

Понятие бэклога преимущественно фигурирует в IT-компаниях, но его активно используют в других отраслях. Внешне документ похож на техническое задание, но оно подробнее и затрагивает всех специалистов команды, т. е. действия программистов, дизайнеров указаны в одном файле.

Кроме IT, бэклог применяют на производстве и в маркетинге, включая SEO, SMM и другие направления. Для создания нового продукта используется множество специалистов, работу которых нужно организовать. Бэклог решает эту задачу, поскольку продакт-менеджер и команда заранее утверждают список работы, а руководитель может отслеживать прогресс по этому документу. В результате команда непрерывно работает над продуктом.

Виды бэклогов и их применение

Бэклоги классифицируют по разным основаниям, но в основном их делят на 2 вида:

Product backlog

Это структурированный перечень элементов, функций и задач, которые команда должна реализовать. Его разрабатывает продакт-менеджер после согласования технического задания с заказчиком. В документе отражаются все пожелания клиента и требования.

В нем не используют узкоспециальные термины и подробно не описывают задачи, поскольку конкретизацией будут заниматься руководители команд. Продакт-менеджер старается в общих чертах отразить задачи, чтобы их понимали все специалисты.

Когда документ будет готов, менеджер представляет бэклог командам разработчиков, дизайнеров, маркетологов и другим специалистам, которые будут участвовать в проекте. Первичный бэклог обсуждается и согласуется с исполнителями, которые позже займутся планированием спринтов.

Продуктовый бэклог существует в течение всей работы над крупной задачей и регулярно дорабатывается..

Sprint backlog

Это уже более конкретные документ. Он является вторым компонентом методики управления проектов Scrum. Планирование спринтов находится в зоне ответственности узких специалистов, поскольку в нем крупные задачи из бэклога продукта дробятся на мелкие.

Еще одна особенность спринта — небольшой размер. Документ составляют на каждом этапе проработки продукта. В новых бэклога учитываются результаты и сложности предыдущего спринта.

Бэклог спринта составляют примерно на 1–2 недели, т. е. пока команда не перешла на следующий этап работы.

Основные элементы бэклога

Нет строгих требований к оформлению и содержанию бэклога. В минимальный набор входят:

Задача. Это описание того, что должен сделать исполнитель.
Приоритет. Измеряется в числах и показывает, насколько задача важна. Обязательный элемент, отражающий возможность перемещать задания или увеличивать срок выполнения, если объем работы оказался больше ожидаемого.

Стоит отметить, что второй параметр зависит от факторов приоритизации, например: ценность для бизнеса, возможные риски из-за пропуска задачи и т. д. К примеру, если программист не добавит в приложение форму для авторизации, значит, пользователь не сможет войти в личный кабинет. Тогда возникает вопрос: “а зачем софт нужен?”. Такая задача будет иметь максимальный приоритет.

Таблицы из 2 колонок редко бывает бывает достаточно. Исполнители, особенно если их много, не особо поймут, что нужно делать, что уже выполнено, какой отдел или специалист должен этим заняться. Чтобы устранить недопонимание, компании добавляют дополнительные элементы. Кратко рассмотрим их:

Тип задания. Задачи классифицируют и помечают цветом. В рамках проекта специалисты занимаются проверкой гипотез, разработкой кода, созданием дизайна, сбором обратной связи и доработками. Чтобы длинная таблица была удобной, ее размечают цветом или добавляют дополнительную колонку с названием задачи.
Приблизительная трудоемкость. Измеряют в часах или условных единицах. Во втором случае берут самую простую задачу и ставят один балл. А затем в сравнении с ней определяют сложность других заданий.
Инициатор. Спустя месяц работы трудно вспомнить, кто предложил изменить цвет кнопки или добавить новую анимацию. Чтобы не искать хозяина задачи, его указывают в отдельной колонке.
Статус. Важный элемент, который особенно важен в бэклогах спринтов. Руководители смогут отслеживать продуктивность конкретных сотрудников и распределять ресурсы между заданиями. Достигнув поставленной цели, исполнители указывают “Выполнено”. Если же нужно внести правки, пишут “На доработке”. Данный столбец сильно упрощает контроль результатов, потому что все отображаются в одном окне, и нет необходимости связываться с исполнителями.

Как составить и вести бэклог

Чтобы разработать бэклог, нужно составить несколько первичных документов, которые дают максимально общее понимание о продукте и процессе его разработки. Компании составляют:

Дорожную карту. Это стратегический план, в котором отражены направление реализации проекта и сроки выполнения каждого этапа.

Пользовательскую историю. Так называют рассказ заказчика с точки зрения пользователя или клиента. Он описывает то, что должен увидеть конечный потребитель. User Story может звучать следующим образом: “Хочу видеть всплывающие подсказки при первом запуске приложения”..

Карта путешествия клиента. Визуализированный пользовательский опыт с учетом его цели, барьеров, эмоций. Карта отражает User Story и отражает “узкие места” продукта.

Затем продакт-менеджер вместе с исполнителями:

Составляет список функций и анализирует их ценность для пользователя. Прошедшие отбор фишки записывает в бэклог.
Определяет сроки реализации и распределяет задачи.

Затем руководители подразделений создают бэклоги спринтов, которые более конкретны, но по своей сути мало отличаются от продуктового. Крупные задачи делят на мелкие элементы, которые можно выполнить в краткосрочной перспективе.

Ведением бэклога занимаются специалисты всех уровней, включая отдельных программистов, дизайнеров. Они отмечают статус задачи. Руководители среднего и высшего звена вносят правки в продуктовый бэклог с учетом промежуточных результатов. Корректировки вносят на основе выводов по последним итерациям с целью пересмотра приоритетов, сроков, требований и т. д.

Если бэклог оказался очень широким, в нем выделяют краткосрочные и долгосрочные задачи. Первая группа задач детально расписывается и обсуждается, а вторая строится по упрощенному сценарию.

Инструменты для ведения бэклога

Небольшие компании в основном работают с Google-таблицами. В них расписывают задачи, сроки, указывают исполнителей, а затем руководитель раздает доступ подчиненным. Его функционала достаточно, но не хватает визуализации, из-за чего продакт-менеджеры часто пользуются специализированными сервисами, например:

Monday.com. Простой в настройке и эксплуатации сервис с базовыми инструментами.
ClickUp. Универсальный и бесплатный сервис для разработки бэклогов любого размера.
Craft.io. Удобный инструмент со встроенными рекомендациями по выстраиванию иерархии и повышению эффективности.
Backlog. Продвинутый сервис с уведомлениями и инструментами для контроля статусов задач.
Productboard. Отличается простым интерфейсом, который выполнен в виде дашборда. Ее преимущество — возможность выделить свои задания из общей массы и перенести их на отдельную доску.

Плюсы и минусы использования бэклога в проектах

Бэклоги становятся популярнее традиционных технических заданий и простых списков задач, потому что он упрощает расстановку приоритетов и контроль результатов. Кратко рассмотрим основные преимущества использования бэклога:

Повышение эффективности. Продакт-менеджер и руководители команд определяют приоритеты, дедлайны. Благодаря этому исполнители могут эффективнее управлять временем.
Гибкость. Бэклоги постоянно дорабатываются с учетом скорости выполнения проекта, изменения приоритетов и внешних факторов.
Упрощение взаимодействия. Бэклоги сочетают в себе как масштабные, так и мелкие цели, поэтому их проще обсуждать и согласовывать на всех уровнях иерархии.
Согласование ожиданий. В едином документе отражены статусы заданий, и все специалисты смогут отслеживать результаты друг друга. Это поможет выстроить непрерывный рабочий процесс.

Недостатки бэклога в основном связаны с тем, что требуется много времени на составление и актуализацию. Если продакт-менеджер, руководители среднего звена не занимаются им, то возникнет множество проблем из-за:

Неактуальных сведений.
Неверного распределения приоритетов.
Ограниченного доступа к документу.

Пример успешного использования бэклога

На скриншоте ниже представлен общий бэклог по продукту, включая разработку, UX и контроль качества.

В таком формате обычно составляют первичные бэклоги спринтов. У каждого этапа есть приоритет, название пункта, требования клиента. Позже их разделят на более мелкие цели, чтобы распределить задачи между конкретными специалистами.

Какие ошибки надо избегать при ведении бэклога

Распространенные ошибки, которые приводят к сбоям в процессе разработке продукта:

Приоритизация через посредников. У бэклога может быть только один владелец, который управляет приоритетами и упорядочивает задачи. Основным документом занимается продакт-менеджер, а спринтами — руководители команд. Передавать права на приоритизацию кому-то еще нельзя, иначе возникнут проблемы со взаимодействием.
Перегрузка документа. Бэклог даже крупных проектов редко превышает 5 страниц, потому что задач должно быть столько, сколько команда может закончить за 3–6 спринтов. Если их больше, цели делят на 2 группы: кратко- и долгосрочные.
Редкая актуализация. Все элементы документа нужно проверять после завершения спринта. Это предотвратит расходование сил и ресурсов на неактуальные задания.
Излишняя детализация. Бэклог — документ, который в общих чертах описывает задачу, поэтому нет смысла тратить много времени на предварительном этапе. Тем более в процессе работы он будет постоянно дополнятся и уточнятся.
Нет критериев приемки. Их не всегда указывают прямо в бэклоге, а выносят в отдельные документы, но где-то должны быть прописаны критерии оценки. Они позволят исполнителям лучше разобраться в задаче и самостоятельно проверить результат.
Мало пунктов. Бэклог должен содержать приоритеты, время, имена исполнителей и другую информацию, которая нужна для налаживания внутренних процессов. Если информации недостаточно, таблица будет бесполезной, поскольку взаимодействие просто будет вестись за рамками бэклога.
Нет исследований. В перечне задач всегда присутствуют исследовательские задания, которые нужны для выявления возможных рисков и проблем. Их стоит разбирать заранее, чтобы грамотно распределять время, ресурсы и не срывать сроки из-за неожиданных трудностей.

Не пропустите новые интересные статьи. Подписывайтесь на наш Телеграм-канал и группу ВКонтакте